Sử dụng chứng từ khấu trừ Thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Nghị định 123/2020/NĐ-CP là nghị định chính thức của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nghị định khuyến khích doanh nghiệp/tổ chức, cá nhân sớm chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử để nhận được nhiều lợi ích lâu dài. Cũng theo nghị định này, từ 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Hãy cùng S-invoice tìm hiểu chi tiết các quy định trong bài viết sau.

Quy định về chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử

1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

1.1. Thông tin tổng quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 do Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2022; căn cứ theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều luật và nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành ngày 17/09/2021. Thông tin tổng quan về quy định khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Chứng từ khấu trừ được coi là một chứng từ điện tử, tuân theo quy tắc và quy định của chứng từ điện tử.
• Từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78.

Trước ngày 30/6/2022, doanh nghiệp/tổ chức, cá nhân có 2 cách để cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là mua chứng từ khấu trừ giấy từ Cơ quan thuế hoặc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC.

Từ 1/7/2022, doanh nghiệp/tổ chức, cá nhân chỉ được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

1.2. Thời hạn áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Bắt đầu từ ngày 1/7/2022 doanh nghiệp/tổ chức, cá nhân cần chuyển đổi sang hình thức sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử. Ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in và giấy do cơ quan thuế cấp còn tồn trước đó. Hiệu lực thi hành luật được nêu rõ ở khoản 1 điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cũng tại Khoản 5, Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài Chính có quy định:

1.3. Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2022 quy định rõ về định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cụ thể:

1.4. Những nội dung cần có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ bắt buộc trên chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử, cụ thể như sau:

1.5. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

Tuy nhiên trên thực tế, có rất ít các doanh nghiệp lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN của người lao động.

1.6. Nguyên tắc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Nguyên tắc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được quy định rõ tại khoản 2, điều 4 nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1.7. Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử

Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

***** Xem thêm: Những quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

2. Công văn số: 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế về việc "Triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử"

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------
Số: 2455/TCT-DNNCN V/v Triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử.	Hà Nội, ngày 12 tháng 7 năm 2022
Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Để xử lý các vướng mắc trong triển khai, vận hành HĐĐT từ 01/7/2022, Tổng cục Thuế hướng dẫn một số nội dung như sau:
Về việc duy trì hoạt động của Trung tâm ĐHTK HĐĐT tại Tổng cục và các Cục Thuế Trung tâm ĐHTK HĐĐT tại Tổng cục và các Cục Thuế tiếp tục duy trì và là bộ phận thường trực tham mưu cho Ban chỉ đạo, Tổ thường trực trong công tác tổ chức chỉ đạo triển khai hóa đơn điện tử trên toàn quốc và tại từng Cục Thuế, đảm bảo bám sát thực tiễn, kịp thời hỗ trợ cho các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có khó khăn, vướng mắc trong thực hiện hóa đơn điện tử để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của người nộp thuế. Về việc sử dụng biên lai điện tử Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ 01/7/2022 các tổ chức có thể sử dụng biên lai điện tử, tuy nhiên Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu biên lai điện tử và quy trình thực hiện. Do đó, trong thời gian chưa có hướng dẫn của Tổng cục Thuế thì các tổ chức (bao gồm cả tổ chức UNIT) vẫn tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC . Về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành. Từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng. Về Quy chế cung cấp thông tin hóa đơn điện tử Hiện nay, Hệ thống HĐĐT đã đáp ứng nhu cầu tra cứu HĐĐT trên Cổng điện tử và qua app (tra cứu được đầy đủ nội dung hóa đơn), về việc chia sẻ cơ sở dữ liệu cho các cơ quan liên quan, Tổng cục Thuế đã có công văn số 1737/TCT-QLRR ngày 23/5/2022 về việc hướng dẫn Cơ quan thuế các cấp ký kết Quy chế mẫu về trao đổi thông tin hóa đơn điện tử. Tại Quy chế và công văn đã có hướng dẫn chi tiết Cơ quan thuế các cấp làm việc, trao đổi với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước tại địa phương như cơ quan quản lý thị trường, cơ quan công an hay các cơ quan có hoạt động tố tụng, điều tra để ký kết Quy chế này. Nội dung trao đổi thông tin sẽ được Cơ quan thuế các cấp ký kết trên cơ sở yêu cầu quản lý nhà nước và thực hiện thủ tục hành chính cụ thể của từng cơ quan, tổ chức bên ngoài. Đồng thời, để kịp thời đáp ứng yêu cầu về trao đổi thông tin, Tổng cục Thuế (Ban QLRR và Cục CNTT) đang khẩn trương hoàn thành tài liệu yêu cầu nghiệp vụ để xây dựng ứng dụng đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin theo Quy chế. Trường hợp Cơ quan thuế các cấp nhận được đề nghị cung cấp thông tin từ cơ quan quản lý nhà nước khác tại địa phương có đề nghị thì trao đổi với Tổng cục Thuế (Ban QLRR) để hướng dẫn thêm. Tổng cục Thuế thông báo để các Cục Thuế được biết./.
Nơi nhận:	KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
- Như trên; - Tổng cục trưởng (để báo cáo); - Ban chỉ đạo, Tổ thường trực thành lập theo Quyết định số 1309/QĐ-TCT ngày 14/9/2021 của Tổng cục Thuế (để thực hiện); - Lưu; VT, DNNCN.	Đặng Ngọc Minh
---ooo---
TẢI VỀ CÔNG VĂN 2455/TCT-DNNCN[PDF]

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc?

Trường hợp cá nhân người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì doanh nghiệp/tổ chức không cần sử dụng chứng từ khấu trừ (Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Trường hợp cá nhân người lao động tự quyết toán, khi doanh nghiệp/tổ chức chi trả các khoản thu nhập cho người lao động là cá nhân, đã khấu trừ thuế TNCN thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó tự đi quyết toán thuế. Với các trường hợp này doanh nghiệp/tổ chức đều cần bắt buộc chuyển đổi từ Chứng từ khấu trừ TNCN giấy (đặt in), tự in trên máy tính theo mẫu Thông tư 37 cũ trước đó sang sử dụng Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN từ ngày 01/07/2022.

4. Cách xử lý các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy đặt in, tự in còn tồn

4.1. Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy mua từ Cơ quan Thuế còn tồn

Bước 1: Thông báo hủy chứng từ giấy còn tồn

• Cách 1: Lập công văn hủy chứng từ khấu trừ Thuế TNCN giấy đang sử dụng và nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế quản lý.
  → Tải mẫu công văn: Tại đây
• Cách 2: Gạch chéo hủy bỏ chứng từ giấy chưa sử dụng, lưu trữ tại quyển và kê vào cột “Xóa bỏ” trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý II/2022 theo bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC) gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày 30/07/2022.
  → Tải mẫu CTT25/AC: Tại đây

Lưu ý:

• Nên trao đổi trước với Cán bộ thuế phụ trách trước khi làm thủ tục.
• Mang trực tiếp hồ sơ tới Bộ phận 1 cửa của Cục thuế quản lý để nộp.
• Nếu còn tồn nguyên quyển 50 số chưa sử dụng thì nộp lại cho cơ quan Thúe trước ngày 30/07/2022 (tùy theo yêu cầu của từng cơ quan Thuế)

Bước 2: Lập hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế. Doanh nghiệp/tổ chức sử dụng phần mềm có giải pháp kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chứng từ khấu trừ theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4.2. Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC

Bước 1: Ngừng sử dụng chứng từ theo mẫu 37/2010/TT-BTC trên phần mềm đang sử dụng.

Bước 2: Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ trong quý II/2022 theo mẫu (hạn nộp cuối là 30/07/2022).

Bước 3: Lập hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế. Doanh nghiệp/tổ chức sử dụng phần mềm có giải pháp kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chứng từ khấu trừ theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

***** Xem thêm: Gói 500 chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử Viettel cung cấp

5. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

Tải Mẫu 03/TNCN (bản word) tại đây:

Mẫu 03/TNCN Chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử Viettel thiết kế

***Lưu ý: Hiện nay trên các trang thông tin và mạng xã hội chia sẻ nhiều mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sự khác biệt. Tuy nhiên, để xác minh đâu là mẫu chứng từ khấu trừ hợp lệ theo thông tư mới, đơn vị có thể so sánh các mẫu chứng từ và nhận biết như sau:

So với mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước đó (Thông tư số 37/2010/TT-BTC), mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất theo Nghị định 123 có những điểm mới như:

• Ký hiệu: Mẫu CTT56
• Bổ sung chỉ tiêu [14a]: Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc
• Bổ sung phần ký Chữ ký số

6. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử Viettel cung cấp

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78, Viettel đã tích hợp chức năng phát hành Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên hệ thống Hóa đơn điện tử S-Invoice, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:

• Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế (nếu có).
• Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo Nghị định 123, Thông tư 78.
• Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
• Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.

Quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 0866 531 668 để được tư vấn và hỗ trợ về Chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử của Viettel. Trân trọng!