[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành quy định về các loại chứng từ điện tử, nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử đang được rất nhiều người quan tâm vì đóng vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của công ty. Trong bài viết này, S-Invoice sẽ giải đáp các thắc mắc mà người nộp thuế gặp phải liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Quy định về chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử

1. Cơ sở pháp lý về chứng từ Thuế TNCN điện tử

Hai văn bản pháp lý của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử là:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
Thông tư số 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17 tháng 9 năm 2021 bởi Bộ tài chính, hướng dẫn một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/06/2019.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì？

Tại Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Như vậy, theo nghị định này, ngoài chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì các loại biên lai thuế, phí và lệ phí áp dụng theo hình thức điện tử cũng được coi là các loại chứng từ điện tử.

3. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp/tổ chức, cá nhân được yêu cầu bắt buộc chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thay vì chứng từ giấy nếu đã sử dụng hết hóa đơn đặt in, còn tồn. Quy định của loại chứng từ này cụ thể như sau:

3.1. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Tại điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập chứng từ thuế TNCN điện tử như sau:

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

3.2. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Tại Khoản 1, Điều 32 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ thuế TNCN điện tử như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

3.3. Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử sẽ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng, đồng thời đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định nêu trong Khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, tổ chức không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành và chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế.

3.4. Cách bảo quản và lưu trữ chứng từ thuế TNCN điện tử

Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử cũng được quy định tại Khoản 1,2, 3 của Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giống như hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

3.5. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn

Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn về quy định triển khai, vận hành hóa đơn và chứng từ điện tử. Cụ thể:

Nếu chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ điện tử thì các tổ chức (bao gồm Cơ quan thuế) được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã thông báo phát hành trước ngày 1/7/2022.

Đối với trường hợp vẫn đang còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế cấp cũng được phép tiếp tục sử dụng.

***Lưu ý:

Từ ngày 1 tháng 7/2022; Cơ quan thuế sẽ không tiếp tục cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan Thuế đặt in. Vậy nên, nếu đã sử dụng hết chứng từ tự in, còn tồn thì tổ chức bắt buộc phải chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

Đồng thời, các tổ chức chi trả thu nhập không thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên cổng thông tin HCM Tax theo hướng dẫn mục 2, Công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/CTTPHCM-TTHT về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

3.6. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

Tải Mẫu 03/TNCN (bản word) tại đây:

Mẫu 03/TNCN Chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tự in mới nhất Mẫu số CTT56 – Dựa theo mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu 03/TNCN

***Lưu ý: Hiện nay trên các trang thông tin và mạng xã hội chia sẻ nhiều mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sự khác biệt. Tuy nhiên, để xác minh đâu là mẫu chứng từ khấu trừ hợp lệ theo thông tư mới, đơn vị có thể so sánh các mẫu chứng từ và nhận biết như sau:

So với mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước đó (Thông tư số 37/2010/TT-BTC), mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất theo Nghị định 123 có những điểm mới như:

Ký hiệu: Mẫu CTT56
Bổ sung chỉ tiêu [14a]: Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc
Bổ sung phần ký Chữ ký số

Theo Điều 32, Khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP; tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

4. Điều kiện để chứng từ điện tử đảm bảo tính pháp lý

Theo như các quy định được nêu, có thể kết luận một số điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý của chứng từ điện tử dưới đây:

Chứng từ điện tử gồm đầy đủ nội dung cơ bản theo pháp luật quy định

Để có giá trị pháp lý và được công nhận thì chứng từ điện tử phải có đầy đủ thông tin cơ bản tại Điều 16, Luật kế toán 2015.

Độ an toàn, bảo mật của chứng từ phải được đảm bảo

Chứng từ điện tử cần đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Thông tin trong quá trình sử dụng, lưu trữ phải được quản lý và kiểm tra thường xuyên để tránh bị xâm nhập, khai thác trái phép.

Đảm bảo tính xác thực thông tin

Chứng từ cần rõ ràng, kịp thời đầy đủ và tuân theo quy định tại nội dung mẫu. Nếu chưa có mẫu cho chứng từ thì đơn vị kế toán có thể tự lập chứng từ kế toán nhưng cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung được quy định.

Chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số

Theo Điều 32, Khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

5. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử Viettel cung cấp

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78, Viettel đã tích hợp chức năng phát hành Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên hệ thống Hóa đơn điện tử S-Invoice, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:

Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo Nghị định 123, Thông tư 78.
Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.

Quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 0866 531 668 để được tư vấn và hỗ trợ về Chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử của Viettel. Trân trọng!