[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Chứng thư số Viettel-CA được Bộ TT&TT cấp phép năm 2019, có thời hạn đến ngày 13/5/2024, do đó các chứng thư số của khách hàng có thời hạn lớn nhất chỉ đến đúng ngày 13/05/2024 dẫn đến việc Viettel cấp thiếu thời gian của một lượng lớn khách hàng theo hợp đồng sử dụng dịch vụ. Từ ngày 01/04/2024, Viettel đã chủ động cấp bù thời hạn cho các khách hàng sử dụng chữ ký số server HSM trên hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice. Tuy nhiên, khách hàng cần gửi lại thông báo phát hành thay đổi chữ ký số (đã được Viettel cấp bù) đến Cơ quan Thuế để có thể phát hành hóa đơn. Trong hướng dẫn này, S-invoice xin hướng dẫn quý khách hàng cách gửi lại thông báo thay đổi chữ ký số lên Cơ quan Thuế để cập nhật thông tin chứng thư số mới.

Hướng dẫn xử lý lỗi chứng thư số hết hiệu lực 13/5/2024
Hướng dẫn xử lý lỗi chứng thư số hết hiệu lực 13/5/2024

1. Khi phát hành hóa đơn, hệ thống báo lỗi: "Bạn không thể phát hành hóa đơn do chứng thư số của đơn vị đã hết hiệu lực!"

Nếu doanh nghiệp không thể phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống thông báo: "Bạn không thể phát hành hóa đơn do chứng thư số của đơn vị đã hết hiệu lực!" thì có thể:

  • Trường hợp 1: Chứng thư số của đơn vị đã hết hạn theo hợp đồng. Khách hàng vui lòng liên hệ 0866531668 để hỗ trợ gia hạn chứng thư số mới.
  • Trường hợp 2: Chứng thư số của đơn vị thuộc diện cấp bù nhưng chưa thay đổi thông tin chứng thư số mới. Quý khách hàng cần làm theo hướng dẫn bên dưới để gửi thông báo thay đổi đến Cơ quan Thuế phê duyệt.

Để biết được đơn vị mình đang thuộc trường hợp nào, Quý khách hàng thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice. Tại đây.
  • Bước 2: Tại màn hình chính, người dùng chọn menu: Quản lý phát hành => Khởi tạo thông tin doanh nghiệp => Click chọn mục 2. Tra cứu chứng thư số.
  • Bước 3: Chứng thư số có trạng thái là Hoạt động là chứng thư số đang được dùng để phát hành hóa đơn điện tử.
    • Nếu ngày hết hiệu lực của chứng thư số Hoạt động nhỏ hơn ngày hiện tại thì chứng thư số đã hết hạn. Quý khách hàng thuộc trường hợp 1 nêu trên.
    • Nếu xuất hiện dòng chứng thư số có ngày hết hiệu lực lớn hơn ngày hiện tại (còn hạn), và đang ở trạng thái Đã cấp chứng thư số thì doanh nghiệp thuộc trường hợp 2 nêu trên. Đơn vị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn bên dưới đây để cập nhật thông tin chứng thư số mới với Cơ quan Thuế.
Chứng thư số đã được Viettel cấp bù tự động, cần gửi lại thông báo phát hành
Chứng thư số đã được Viettel cấp bù tự động, cần gửi lại thông báo phát hành

2. Hướng dẫn nộp thông báo thay đổi chứng thư số lên Cơ quan Thuế.

Bước 1: Kích hoạt chứng thư số đã được cấp bù.

Khi xác định được chứng thư số của doanh nghiệp thuộc trường hợp 2: Đã được Viettel cấp bù thời hạn, nhưng chưa gửi thông báo thay đổi, quý khách hàng cần kích hoạt chứng thư số mới trước khi gửi thông báo thay đổi đến Cơ quan Thuế. Trình tự thực hiện như sau:

  • Bước 1.1: Tại màn hình 2. Tra cứu chứng thư số, người dùng tìm chứng thư số đã được cấp bù (là chứng thư số có trạng thái Đã cấp chứng thư số và chưa hết hạn). Người dùng click chọn vào biểu tượng "Kích hoạt" ở cột Hành động.
  • Bước 1.2: Tại cửa sổ Kích hoạt chứng thư số, người dùng click chọn Kích hoạt. Sau đó nhấn Đồng ý để xác nhận kích hoạt chứng thư số đã được cấp bù.
  • Bước 1.3: Người dùng nhấn tiếp Đồng ý để xác nhận ngừng hoạt động đối với chứng thư số cũ (hết hạn), và kích hoạt đối với chứng thư số mới (còn hạn).

Hệ thống thông báo kích hoạt chứng thư số thành công ở góc trên bên phải.

Bước 2: Lập thông báo phát hành thay đổi.

  • Bước 2.1: Người dùng chọn menu Quản lý phát hành => Lập thông báo phát hành => Click vào nút Lập thông báo phát hành => chọn Đăng ký theo Nghị định 123(TT78)
  • Bước 2.2: Tại cửa sổ Thêm mới thông báo phát hành, người dùng nhập các thông tin theo hướng dẫn sau:
    • Tên đơn vị khởi tạo hoá đơn điện tử: Chọn tên doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh tương ứng;
    • Mã số thuế, Số điện thoại, Địa chỉ, Dấu phân cách sử dụng: hệ thống đã tự động điền sẵn, người dùng không cần thay đổi;
    • Tên cơ quan thuế: người dùng nhập đúng tên cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp. Nếu nhập sai thì cơ quan thuế sẽ từ chối duyệt thông báo thay đổi;
    • Hình thức đăng ký: chọn Thay đổi;
    • Hình thức uỷ nhiệm: chọn Không ủy nhiệm;
    • Hình thức hóa đơn: người dùng chọn hình thức hóa đơn đang áp dụng. Thông thường thì doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
    • Hình thức gửi hóa đơn điện tử: Không chọn;
    • Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn;
    • Loại hóa đơn sử dụng: Người dùng tích chọn loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang phát hành;
    • Danh sách chứng thư số sử dụng: Nếu bước kích hoạt chứng thư số thành công, thì chứng thư số đã được cấp bù sẽ ở trạng thái Thêm mới. Người dùng có thể xóa bỏ các chứng thư số hết hạn, các chứng thư số còn hạn thì đổi trạng thái là Thêm mới;
    • Danh sách mẫu số, ký hiệu hóa đơn sử dụng: Người dùng nhấn Chọn mẫu số, ký hiệu hóa đơn sử dụng để thêm danh sách hóa đơn. Tại cửa sổ Chọn loại hóa đơn phát hành, người dụng chọn mẫu số hóa đơn và ký hiệu sau đó nhấn Ghi lại. Thực hiện lại thao tác trên cho đến khi thêm đủ số mẫu và ký hiệu hóa đơn;
  • Bước 2.3: Sau khi điền đầy đủ thông tin trên thông báo phát hành, người dùng nhấn Ghi lại để lưu nháp thông báo phát hành. Hệ thống thông báo Thêm mới thông báo phát hành thành công ở góc trên bên phải;
  • Bước 2.4: Nếu xác nhận các thông tin trong thông báo phát hành là đúng, người dùng nhấn chọn nút Gửi cơ quan Thuế ở cột hành động để gửi thông báo phát hành vừa tạo đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Người dùng có thể xem lại thông báo phát hành cũ đã được cơ quan Thuế phê duyệt để nhập đúng các thông tin. Để xem lại thông báo phát hành cũ trước đó, người dùng thực hiện theo các bước:

  • Bước 1: Tại cửa sổ lập thông báo phát hành, người dùng chọn khoảng thời gian Từ ngày: 01/01/2020, sau đó nhấn Tìm kiếm
  • Bước 2: Trong danh sách lập thông báo phát hành, người dùng tìm đến thông báo mới nhất (xem cột ngày lập) và ở trạng thái Hoạt động.
  • Bước 3: Nhấn vào biểu tượng chữ "i nhỏ" ở cột hành động để xem thông tin thông báo phát hành mới nhất.

3. Một số lưu ý:

  • Sau khi gửi thông báo thay đổi đến cơ quan Thuế thành công, quý khách hàng cần chờ Cơ quan Thuế phê duyệt thông báo. Thời gian phê duyệt là 24h làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật và ngày lễ). TRONG THỜI GIAN CHỜ, QUÝ KHÁCH HÀNG SẼ KHÔNG PHÁT HÀNH ĐƯỢC HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.
  • Nếu cơ quan Thuế kiểm tra thông báo thay đổi có sai sót sẽ từ chối phê duyệt. Quý khách hàng cần khắc phục sai sót và gửi lại thông báo phát hành thay đổi.
  • Để kiểm tra thông báo phát hành đã được duyệt hay chưa, người dùng thực hiện theo các bước:
    • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Hóa đơn điện tử S-Invoice
    • Bước 2: Người dùng chọn menu Quản lý phát hành => Lập thông báo phát hành. Nếu trạng thái của thông báo phát hành là Hoạt động thì Cơ quan Thuế đã phê duyệt. Ngược lại, trạng thái của thông báo là "Từ chối phê duyệt" thì người dùng cần khắc phục sai sót và gửi lại thông báo phát hành khác. Nếu trạng thái là Chờ phê duyệt thì cơ quan Thuế chưa phê duyệt thông báo, đơn vị cần chờ thêm.

Cảm ơn Quý khách hàng đã sử dụng dịch vụ của Viettel. Trân trọng!

***** Xem thêm: