[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Trong bài viết này S-invoice sẽ hướng dẫn người dùng cách lập hóa đơn hàng loạt theo file mẫu excel có sẵn.

1. Tải về file template mẫu

  • Tại trang chủ sinvoice.vn, người dùng nhấn đăng nhập và nhập thông tin đăng nhập của doanh nghiệp/tổ chức.
  • Trên thanh menu bên trái, người dùng chọn "Quản lý hóa đơn" => "Hóa đơn chưa phát hành" và nhấn vào nút "Import hóa đơn"
  • Tại của sổ "Lập hóa đơn chưa phát hành theo file", người dụng chọn Mẫu hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn, sau đó nhấp vào link "Tải file mẫu" để tải về file template.

2. Nhập thông tin hóa đơn vào template mẫu

Người dùng thực hiện điền thông tin hóa đơn vào file template, cụ thể như sau:

  • STT;
  • Nhóm hóa đơn(*): Các mặt hàng trên cùng 1 hóa đơn phải có nhóm hóa đơn giống nhau;
  • Thông tin người mua
    1. Người mua không lấy hóa đơn: Chỉ nhận giá trị 1 và 2 hoặc để trống. Nếu giá trị 1 nghĩa là người mua không lấy hóa đơn; Nếu giá trị 2 hoặc để trống nghĩa là người mua lấy hóa đơn, khi đó các thông tin bắt buộc nhập gồm: Họ tên hoặc tên đơn vị, Địa chỉ, MST;
    2. Mã KH: Nhập tối đa 400 ký tự;
    3. Họ tên: Nhập tối đa 800 ký tự, bắt buộc nhập nếu ô Người mua không lấy hóa đơn là 2 hoặc để trống;
    4. Địa chỉ: Nhập tối đa 1200 ký tự, bắt buộc nhập nếu ô Người mua không lấy hóa đơn là 2 hoặc để trống;
    5. Điện thoại: Tối đa 15 ký tự;
    6. Email: Tối đa 2000 ký tự, các email phân cách bằng dấu phẩy (,);
    7. Mã số thuế
    8. Loại giấy tờ: Chỉ cần nhập dòng đầu tiên cho mỗi hóa đơn. Nếu loại giấy tờ là Chứng minh thư thì nhập 1; Hộ chiếu thì nhập 2; Giấy phép kinh doanh thì nhập 3;
    9. Số giấy tờ: Nhập số giấy tờ tương ứng với loại giấy tờ đã chọn trước đó;
    10. Tên đơn vị: Nhập tối đa 1200 ký tự, bắt buộc nhập nếu ô Người mua không lấy hóa đơn là 2 hoặc để trống;
    11. Tên ngân hàng;
    12. Tài khoản ngân hàng;
    13. Hợp đồng số;
  • Nhóm Thông tin giao dịch
    1. Hình thức thanh toán(*): Nhập đúng các thông tin hình thức thanh toán tương ứng như sau: TM (Tiền mặt); CK (Chuyển khoản); TM/CK (Tiền mặt/Chuyển khoản); DTCN (Đổi trừ công nợ);
    2. Thanh toán(*): Nếu đã thanh toán, nhập 1, nếu chưa thanh toán, nhập 2;
    3. Loại tiền(*): Nếu để trống mặc định là VND, có thể nhập VND hoặc USD;
    4. Tỷ giá: Nhập tỷ giá VND-USD
  • Nhóm Thông tin hàng hóa
    1. Loại hàng hóa: nhập một trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa:
      • 1 hoặc để trống: Hàng hóa
      • 2: Ghi chú
      • 3: Chiết khấu
      • 4: Bảng kê
      • 5: Phí khác
    2. Mã hàng hóa/dịch vụ;
    3. Tên hàng hóa/dịch vụ (*): Nhập tối đa 500 ký tự;
    4. Ghi chú: Nhập tối đa 500 ký tự;
    5. Số lô;
    6. Hạn dùng;
    7. Đơn vị tính;
    8. Số lượng(*);
    9. Đơn giá(*);
    10. Thành tiền(*);
    11. Thuế GTGT(%)(*);
    12. Tiền thuế;
    13. % Chiết khấu;

3. Tải lên (import) hóa đơn lên hệ thống

Sau khi nhập đúng và đủ các thông tin vào file mẫu, người dùng tiến hành import file lên hệ thống:

  • Tại trang chủ sinvoice.vn, người dùng nhấn đăng nhập và nhập thông tin đăng nhập của doanh nghiệp/tổ chức.
  • Trên thanh menu bên trái, người dùng chọn "Quản lý hóa đơn" => "Hóa đơn chưa phát hành" và nhấn vào nút "Import hóa đơn"
  • Tại của sổ "Lập hóa đơn chưa phát hành theo file", người dụng chọn Mẫu hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn
  • Nhấn Chọn file và trỏ đến file mẫu vừa nhập ở bước 2.
  • Tại bảng "Lịch sử import dữ liệu", người dùng có thể tải về file kết quả sau khi hệ thống hoàn thành import hóa đơn.

4. Một số lưu ý khi nhập và import hóa đơn

  • Hóa đơn có trường động sẽ phụ thuộc vào Loại hóa đơn: nếu Loại hóa đơn khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file import mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của Loại hóa đơn đó.
  • Sau khi import dữ liệu thành công, trong màn hình Quản lý đơn chưa phát hành các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.
  • Đối với mẫu thuế tổng, khi thực hiện import 1 hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, mỗi dòng là 1 thuế suất khác nhau, hệ thống sẽ lấy thuế suất của dòng đầu tiên để tính toán cho cả hóa đơn.
  • Đối với mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng nói chung, khi nhập thuế suất với định dạng 5; 10, hệ thống sẽ lưu vào cơ sở dữ liệu có 2 loại thuế suất: thuế 1: 5% và thuế 2: 10%
  • Hệ thống chưa hỗ trợ import với mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế (nếu dữ liệu import có nhập chiết khấu với 2 mẫu này, hệ thống không đảm bảo tiền hàng tính đúng).
  • Hệ thống đã hỗ trợ import lập hóa đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL, từng dòng đều có thuế suất và nhập chiết khấu % tương ứng, đảm bảo tính đúng tiền hàng
  • Hiện tại khi thực hiện import, lập hóa đơn theo file, hệ thống:
    • Cho phép import hóa đơn trường hợp có Tên người mua mà không bắt buộc có Tên đơn vị
    • Khi nhập Tên đơn vị thì bắt buộc phải nhập Mã số thuế
    • Cho phép import hóa đơn trường hợp không có mã hàng hóa
    • Cho phép import hóa đơn trường hợp email có 2000 ký tự, cách nhau bởi dấu ;
    • Hệ thống chỉ hỗ trợ cho phép tăng/giảm tổng tiền thuế của toàn hóa đơn trong khoảng cho phép theo cấu hình, trường hợp chênh lệch tiền hàng của toàn bộ hóa đơn lớn hơn cấu hình cho phép, hệ thống sẽ báo lỗi.
    • Khi cả nhóm hóa đơn có 1 dòng lỗi thì nhóm hóa đơn đó sẽ không import được vào hệ thống, nhóm hóa đơn không lỗi vẫn import thành công.
  • Trường hợp người dùng nhập chiết khấu tách riêng 1 dòng trong hóa đơn, thì có thể nhập loại hàng hóa là 3, nhập tiền chiết khấu vào mục Thành tiền theo hướng dẫn trên.
  • Hiện tại hệ thống đang hỗ trợ cấu hình lập hóa đơn theo file với mỗi lần import là 6000 hóa đơn, hoặc file tối đa 5MB .

5. Hỗ trợ sau bán

Nếu cần hỗ trợ sau bán, Quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 18008000 nhánh 1 (miễn phí)

Nếu cần tư vấn mua hàng, Quý khách hàng vui lòng liên hệ 0866 531 668 (Mobile, SMS hoặc Zalo)

***** Xem thêm: Gói 500 chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử Viettel cung cấp

Nguồn tham khảo: Sinvocie