Tài liệu nghiệp vụ "Tạo mẫu hóa đơn điện tử"

I. GIỚI THIỆU:

1. Mục đích tài liệu

Tài liệu nhằm mô tả nghiệp vụ liên quan đến việc tạo mẫu hóa đơn điện tử tuân theo các quy định của Bộ tài chính. Bao gồm:

• Thông tin bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử
  
• Thay đổi mẫu hóa đơn
  
  • Thay đổi một trong các thông tin bắt buộc trên mẫu hóa đơn
  • Thay đổi tên, địa chỉ công ty
  • Thay đổi ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự
• Các vấn đề khác: Mẫu hóa đơn cho Chi nhánh, cửa hàng
  

2. Phạm vi tài liệu

Tài liệu áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử trên cả nước.

3. Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt

4. Tài liệu tham khảo

5. Mô tả tài liệu

Tài liệu bao gồm 2 phần được tổ chức như sau:

• Phần 1: Giới thiệu: trình bày về mục đích, phạm vi và ý nghĩa của tài liệu.
• Phần 2: Mô tả yêu cầu nghiệp vụ: trình bày chi tiết về các nghiệp vụ.

II. MÔ TẢ YÊU CẦU NGHIỆP VỤ

* Lưu ý: Tài liệu chỉ mô tả cho hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

1. Mẫu hóa đơn gồm

Tạo mẫu hóa đơn bao gồm các trường bắt buộc sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
5. Tổng số tiền thanh toán;
6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Thay đổi mẫu hóa đơn

2.1. Thay đổi một trong các thông tin bắt buộc trên mẫu hóa đơn

- Phải đặt in mẫu số hóa đơn mới và số thứ tự đánh lại từ đầu.

Ví dụ: Mẫu số 01GTGT3/001 đang đánh đến số 0000500 thì đổi thành 01GTGT3/002 và đánh lại từ số 0000000

2.3. Thay đổi tên, địa chỉ công ty

• Cùng năm tài chính không đổi mẫu hóa đơn thì đánh theo số thứ tự tăng dần
  - Ví dụ:
  • Ngày 01/01/2017 doanh nghiệp đặt in hóa đơn: 01GTKT3/001 ký hiệu TD/17P từ số 01 đến số 200 = 04 cuốn (50 số / cuốn)
  • Ngày 01/05/2017 doanh nghiệp sử dụng hết nên tiếp tục đặt in thêm 04 cuốn hóa đơn thì số sẽ đánh tiếp là 201 đến số 400 ký hiệu TD/17P.
• Khác năm tài chính khác ký hiệu hóa đơn năm tạo in thì đánh lại số từ đầu:
  - Ví dụ: Ngày 01/01/2018 doanh nghiệp sử dụng hết nên tiếp tục đặt in thêm 04 cuốn hóa đơn thì số sẽ đánh tiếp là 01 đến số 200 ký hiệu TD/18P.
  
• Cùng năm tài chính nếu khác mẫu số thứ tự đánh lại từ đầu
  - Ví dụ:
  • Ngày 01/01/2017 doanh nghiệp đặt in hóa đơn: 01GTKT3/001 ký hiệu TD/17P từ số 01 đến số 200 = 04 cuốn (50 số /cuốn)
  • Ngày 01/06/2017 doanh nghiệp sử dụng mẫu 01GTKT3/002 ký hiệu TD/17P sẽ đánh lại từ số 01 đến số 200 = 04 cuốn (50 số /cuốn)

3. Các vấn đề khác

Chi nhánh và cửa hàng có được tự đặt in mẫu hóa đơn?

• Chi nhánh (bao gồm cả Chi nhánh hạch toán độc lập và Chi nhánh hạch toán phụ thuộc) đều được tự đặt in hóa đơn để sử dụng, hoặc sử dụng chung hóa đơn với trụ sở chính
• Cửa hàng không được phép tự đặt in riêng để sử dụng mà phải sử dụng hóa đơn đã phát hành của Trụ sở chính.
• Mẫu hóa đơn ở chi nhánh có thể giống hoặc khác với mẫu hóa đơn của trụ sở chính của Doanh nghiệp.