1. “Không thể kết nối đến USB-TOKEN. Yêu cầu cắm USB-TOKEN hoặc cài đặt phần mềm ký số của Viettel”

  • Mô tả lỗi: Khi phát hành hóa đơn (hoặc tải hóa đơn trắng), hệ thống báo lỗi: “Không thể kết nối đến USB-TOKEN. Yêu cầu cắm USB-TOKEN hoặc cài đặt phần mềm ký số của Viettel”
  • Nguyên nhân:
    • Máy tính của khách hàng chưa cấu hình đầy đủ các yêu cầu để ký hóa đơn điện tử bằng USB token.
    • Hoặc máy tính khách hàng cài đặt phần mềm diệt virus (Kaspersky, BKAV, Avast...), phần mềm diệt virus chặn không cho chạy tool ký số dẫn đến lỗi.
  • Cách xử lý: Máy tính người dùng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
    • Đã cài đặt driver của USB token và đã gắn token khi phát hành hóa đơn
    • Đã cài đặt java 8 và đã chạy tool ký số (vt-sign-tool)
    • Đã cấu hình trình duyệt để ký hóa đơn
    • Đã thêm thành công chữ ký số trên hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice
    • Khi phát hành hóa đơn, người dùng cần TẮT hết tất cả các phần mềm diệt virus trên máy tính
    Khách hàng tham khảo bài viết chi tiết tại: Cấu hình ký hóa đơn điện tử Sinvoice bằng USB token Viettel

2. Lỗi: "Bạn không thể phát hành hóa đơn do chứng thư số của đơn vị đã hết hiệu lực"

Nếu doanh nghiệp không thể phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống thông báo: "Bạn không thể phát hành hóa đơn do chứng thư số của đơn vị đã hết hiệu lực!" thì có thể:

  • Trường hợp 1: Chứng thư số của đơn vị đã hết hạn theo hợp đồng. Khách hàng vui lòng liên hệ 0866531668 để hỗ trợ gia hạn chứng thư số mới.
  • Trường hợp 2: Chứng thư số của đơn vị thuộc diện cấp bù nhưng chưa thay đổi thông tin chứng thư số mới. Quý khách hàng cần làm theo hướng dẫn bên dưới để gửi thông báo thay đổi đến Cơ quan Thuế phê duyệt. Chi tiết xem tại bài viết: Hướng dẫn gửi lại thông báo thay đổi chữ ký số HSM đến cơ quan Thuế
  • Trường hợp 3: Chứng thư số của đơn vị đã được gia hạn, tuy nhiên chưa được kích hoạt và gửi lại thông báo phát hành thay đổi đến Cơ quan Thuế. Khách hàng có thể liên hệ tổng đài CSKH 18008000 nhánh 1 để được hỗ trợ kích hoạt và gửi lại thông báo phát hành hóa đơn.

3. Không thêm được biểu mẫu Email

  • Mô tả lỗi: Người dùng thêm mới biểu mẫu email nhưng trong danh sách biểu mẫu không xuất hiện biểu mẫu email vừa thêm.
  • Nguyên nhân: Người dùng có thể đã cấu hình nhưng chưa click nút Thêm mới nên thông tin không được cập nhật trong danh sách biểu mẫu.
  • Cách xử lý: Người dùng thực hiện thêm mới lại Biểu mẫu email và lưu ý:
    • Phải soạn thảo đầy đủ tất cả 4 biểu mẫu email
    • Trạng thái phải chọn là Hoạt động
    • Phải click nút "Thêm mới" khi cấu hình (tại màn hình Thêm mới Thông tin)

***** Tham khảo: Các bước cấu hình biểu mẫu Email trên hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice

4. Không tìm thấy thông báo phát hành vừa mới cấu hình

  • Mô tả lỗi: Người dùng thêm mới thông báo phát hành nhưng trong danh sách không tìm thấy thông báo phát hành vừa thêm.
  • Nguyên nhân: Người dùng có thể đã cấu hình nhưng chưa click nút Tạo mới nên thông tin không được cập nhật trong danh sách thông báo phát hành
  • Cách xử lý: Người dùng thực hiện thêm mới thông báo phát hành theo từng bước sau:
    • Phân hệ: Quản lý phát hành/Lập thông báo phát hành
    • Click vào nút Thêm mới
    • Nhập các thông tin của thông báo phát hành hóa đơn, gồm: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, tên cơ quan Thuế...
    • Click và nút Chọn loại hóa đơn phát hành
    • Nhập các thông tin của loại hóa đơn phát hành, gồm: Tên mẫu hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu, số lượng, ngày bắt đầu sử dụng... hoàn thành việc thêm loại hóa đơn bằng cách click Thêm mới
    • Kết thúc bằng cách click vào nút Tạo mới

Tin liên quan:

5. Có lỗi xảy ra khi in hóa đơn trắng (Bước lập thông báo phát hành)

  • Mô tả lỗi: Ngay sau khi tạo mới thành công thông báo phát hành, người dùng nhấn vào biểu tượng tải về hóa đơn mẫu (Hóa đơn trắng) thì gặp thông báo "Có lỗi xảy ra".
  • Nguyên nhân: Doanh nghiệp chưa cấu hình chữ ký số HSM (hoặc chưa add chữ ký số USB token) thành công.
  • Cách xử lý:Có hai trường hợp:
    • Nếu doanh nghiệp sử dụng chữ ký số HSM, vui lòng liên hệ nhân viên Viettel hoặc tổng đài 0866 531 668 để được hỗ trợ cấp chứng thư số.
    • Nếu doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB token để ký hóa đơn điện tử, vui lòng thực hiện thêm lại chữ ký số (tham khảo bài viết: Cấu hình ký hóa đơn điện tử Sinvoice bằng USB token Viettel

6. Tài khoản hoặc mật khẩu không hợp lệ

  • Mô tả lỗi: Khách hàng đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice xuất hiện lỗi "Tài khoản hoặc mật khẩu không hợp lệ" mặc dù đã đổi mật khẩu thành công, nhập đúng mật khẩu.
  • Nguyên nhân: Khách hàng có thể dùng sai tài khoản truy cập. Có hai loại tài khoản là: tài khoản nghiệp vụ (tài khoản thường) và tài khoản webservice. Cụ thể:
    • Tài khoản webportal hay web nghiệp vụ dùng trên link http://business-sinvoice.viettel.vn/
    • Tài khoản webservice (có dạng: "mst_ws", ví dụ: 0100109106_ws) dùng để tích hợp phần mềm bán hàng vào phần mềm hóa đơn điện tử Viettel. Doanh nghiệp không dùng tài khoản này để truy cập trực tiếp vào link nghiệp vụ http://business-sinvoice.viettel.vn/
  • Cách xử lý: Người dùng sử dụng đúng tài khoản nghiệp vụ để đăng nhập vào link http://business-sinvoice.viettel.vn/

7. Tài khoản của bạn chưa được kích hoạt

  • Mô tả lỗi: Khách hàng đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice xuất hiện lỗi "Tài khoản của bạn chưa được kích hoạt"
  • Nguyên nhân: Tài khoản có thể bị khóa do doanh nghiệp tự khóa hoặc bị khóa do vi phạm qui định.
  • Cách xử lý: Người dùng có thể liên hệ tổng đài báo hỏng 1800 8000 nhánh 1 để yêu cầu mở lại tài khoản. Khách hàng vui lòng cung cấp lại GPKD của doanh nghiệp.

8. Lỗi không tìm thấy hóa đơn, không tra cứu được hóa đơn

  • Mô tả lỗi: Khách hàng không tra cứu được hóa đơn trên link nghiệp vụ http://business-sinvoice.viettel.vn/ hoặc trên website https://sinvoice.vn/
  • Nguyên nhân:
    • NN1: KH gõ sai mã bí mật, hoặc copy mã bí mật hoặc các thông tin khác có kèm dấu cách.
    • NN2: Người dùng gõ thiếu số hóa đơn: số hóa đơn phải bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn kèm số hóa đơn , ví dụ: AC/21E0000006
  • Cách xử lý: Người dùng kiểm tra lại các thông tin nhập vào, có thể copy sang notepad, xóa các dấu cách sau đó paste vào mục tìm kiếm.

9. Lỗi "Access denied"

  • Mô tả lỗi: Khi sử dụng các chức năng của hệ thống hóa đơn điện tử xuât hiện thông báo lỗi "Access denied"
  • Nguyên nhân: Người dùng sử dụng nhiều tài khoản cùng lúc trên một máy tính. Cụ thể, người dùng đang truy cập hệ thống bằng tài khoản cha (tài khoản admin hoặc tài khoản được phân nhiều quyền) nhưng sau đó, người dùng mở cửa sổ mởi (cùng máy, cùng trình duyệt) và truy cập bằng tài khoản có quyền thấp hơn (tài khoản con). Sau đó người dùng quay lại màn hình tài khoản cha và click vào module khác. Lúc này, tài khoản cha đã bị log out, tự động chuyển sang tài khoản con. Khi click và module khác sẽ dẫn đến lỗi do tài khoản con bị giới hạn truy cập module này.
  • Cách xử lý: Người dùng làm mới lại trình duyệt (nhấn F5) và đăng nhập lại.

10. Lỗi không gửi được email hóa đơn cho người mua

  • Mô tả lỗi: Doanh nghiệp đã cấu hình thành công cấu hình email, tuy nhiên khi gửi mail người mua không nhận được.
  • Nguyên nhân:
    • NN1: email người nhận sai.
    • NN2: người dùng đã nhận email nhưng nằm trong thư mục rác (spam inbox)
    • NN3: sai email server hoặc sai port.
  • Cách xử lý:
    • Xử lý NN1: Người dùng kiểm tra lại email người nhận đã đúng chưa.
    • Xử lý NN2: thông báo với người nhận rằng có thể email nằm trong thư mục rác (spam) nhờ khách hàng kiểm tra lại.
    • Xử lý NN3: Liên hệ tổng đài 18008000 nhánh 1 và cung cấp đầy đủ các thông tin về email server (IP, port...) để được hỗ trợ trực tiếp.

11. Khách hàng quên mật khẩu (Lỗi 444)

  • Mô tả lỗi: Người dùng quên mật khẩu đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice
  • Nguyên nhân: Lỗi hành vi người dùng
  • Cách xử lý: Người dùng có thể sử dụng chức năng "Quên mật khẩu" để reset lại mật khẩu mới

Chú ý: người dùng phải nhập đúng email admin đã đăng ký mới có thể reset mật khẩu

***** Tham khảo: Cách lấy lại mật khẩu tài khoản hóa đơn điện tử Viettel

12. Lỗi khi tải hóa đơn trắng (hóa đơn mẫu)

  • Mô tả lỗi: Khách hàng sử dụng chữ ký số server ký hóa đơn, nhưng khi tải hóa đơn trắng (hóa đơn mẫu) thì hệ thống báo lỗi, không tải về được.
  • Nguyên nhân: Khách hàng sử dụng chữ ký số server hsm để ký hóa đơn điện tử nhưng chưa được kích hoạt.
  • Cách xử lý: Người dùng kích hoạt lại chứng thư số hsm theo các bước sau:
    • Truy cập phân hệ Quản lý phát hành/Khởi tạo thông tin doanh nghiệp.
    • Chọn mục 2. Tra cứu chứng thư số, sau đó nhấn Tìm kiếm.
    • Kích hoạt chứng thư số HSM tương ứng bằng cách click vào mũi tên xanh lá ở cột Tác động.
    • Tải lại hóa đơn trắng xem đã được chưa!

13. Lỗi không tìm thấy USB token.

  • Mô tả lỗi: Khách hàng chạy tool ký số thì gặp lỗi "Không tìm thấy USB token".
  • Nguyên nhân: Máy tính khách hàng chưa cài đặt driver cho USB token (Viettel token manager)
  • Cách xử lý: Cài đặt lại driver của USB token và khởi chạy lại tool ký số.

14. Lỗi nhảy số hóa đơn điện tử khi ký bằng USB token.

  • Mô tả lỗi: Số hóa đơn nhảy không đúng theo thứ tự thời gian.
  • Nguyên nhân: Có thể trong quá trình ký phát hành hóa đơn, người dùng rút USB ra dẫn đến lỗi.
  • Cách xử lý: Khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài chăm sóc khách hàng 1800 8000 nhánh 1 để được hỗ trợ cập nhật.

15. Lỗi không lập được hóa đơn, không chọn được tên mẫu hóa đơn.

  • Mô tả lỗi: Khi lập hóa đơn, khách hàng không thể chọn được tên mẫu hóa đơn => không lập được hóa đơn
  • Nguyên nhân: Do khách hàng chưa tạo thông báo phát hành trên hệ thống S-Invoice, hoặc đã tạo rồi nhưng chưa được admin của Viettel phê duyệt.
  • Cách xử lý: Người dùng kiểm tra lại thông báo phát hành đã lập bằng các bước sau:
    • Truy cập phân hệ Quản lý phát hành/Lập thông báo phát hành.
    • Nhấn vào Tìm kiếm (Lưu ý: nhớ chọn lại mục Từ ngày để việc tìm kiếm chính xác hơn).
    • Thông báo phát hành sẽ có trong danh sách
    • Nếu trạng thái của TBPH là Hoạt động tức là đã được Viettel phê duyệt. Nếu trạng thái là Dự thảo thì cần liên hệ với Viettel để được hỗ trợ phê duyệt.

16. Có lỗi xảy ra trong quá trình đăng nhập

  • Mô tả lỗi: Người dùng đăng nhập vào hệ thống thì xuất hiện lỗi "Có lỗi xảy ra trong quá trình đăng nhập"
  • Nguyên nhân: Người dùng có thể đang đăng nhập vào link demo của hệ thống hóa đơn điện tử (https://demo-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html)
  • Cách xử lý:
    • Người dùng đăng nhập lại vào đường link chính thức của hóa đơn điện tử Viettel tại: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html.
    • Nếu vẫn không đăng nhập được, doanh nghiệp vui lòng liên hệ tổng đài báo hỏng 18008000 nhánh 1 để được hỗ trợ trực tiếp.